Ausleih-Software für Vereine Wer hat gerade was – und wer hat schon bezahlt?
Prototyp · im Testbetrieb
Wer im Verein Trikots und Trainingsanzüge verwaltet, führt meistens drei Listen und behält den Rest im Kopf. Diese Anwendung hält Bestand, Ausgabe, Rückgabe, Größentausch und den jährlichen Saisonwechsel an einer Stelle zusammen.
- Läuft auf eurem Webspace
- Quellcode kommt mit
- Wir bekommen keinen Serverzugang
Echte Bildschirmfotos aus einem Entwicklungsstand – alle Namen, Größen und Beträge darin sind erfunden. Zum Vergrößern anklicken.
Vier Dinge, die jedes Jahr wiederkommen
Listen und Zurufe funktionieren – bis der Zeugwart im Urlaub ist, bis jemand fragt, wer noch nicht bezahlt hat, oder bis vor der neuen Saison alles zurückkommen soll.
Ordner, Tabelle und Zuruf
- Eine Liste im Ordner, eine Tabelle auf dem Rechner, der Rest im Kopf des Zeugwarts. Ist er im Urlaub, weiß es niemand.
- „Der Junge ist gewachsen, wir bräuchten mal 152." Zwischen Tür und Angel gesagt – und bis zum nächsten Training vergessen.
- Der Saisonwechsel: einmal im Jahr dieselbe Frage bei jeder Familie – ein Ablauf, den niemand oft genug macht, um ihn zu können.
- Wer hat schon bezahlt? Die Antwort steht in einer anderen Liste als die Ausgabe – wenn sie überhaupt jemand führt.
Alles an einer Stelle
- Eine Liste statt drei. Je Mitglied eine Zeile – und wer vertritt, sieht dasselbe wie der Zeugwart.
- Der Größentausch wird angemeldet statt zugerufen und sammelt sich, nach Mitglied sortiert, an einer Stelle.
- Ein Assistent führt durch den Saisonwechsel und geht ihn Paket für Paket durch. Nichts wird stillschweigend entschieden.
- Der Zahlungsstand steht in derselben Zeile wie die Ausleihe. Abgehakt wird von Hand – die Anwendung gleicht keine Kontoauszüge ab.
Zwei Rollen, drei Schritte
Der Gewinn liegt nicht darin, dass etwas erfasst wird – sondern darin, dass zwei Leute an derselben Sache arbeiten, ohne sich vorher abzusprechen.
Das Mitglied bucht selbst
Drei Schritte im Browser: Bezeichnung, Teile mit Größe, prüfen. Was gerade nicht auf Lager ist, steht auch so da. Der Zeugwart bekommt eine fertige Liste statt Zurufe.
Der Zeugwart hakt ab
Beim Ausgeben wird jede Position einzeln abgehakt, die Größe steht daneben – zum Anprobieren lässt sie sich noch ändern.
Vorher steht da, was es bedeutet
Bevor gespeichert wird, rechnet die Anwendung vor, was das für den Bestand heißt. Danach stimmt er von selbst; niemand pflegt abends noch eine Liste nach.
Kinder wachsen – das ist der häufigste Grund für eine Rückgabe: Das Mitglied meldet den Tausch selbst an, mit neuer Größe und einer kurzen Anmerkung. Beim Zeugwart sammeln sich die Anfragen nach Mitglied sortiert; erledigt wird alles auf einmal, nicht Teil für Teil.
Acht Bildschirme aus der laufenden Anwendung
Aufgenommen an einer Installation mit erfundenen Daten. Alle Namen, Größen und Beträge sind ausgedacht – deshalb steht hinter jedem Namen „(Demo)". Jedes Bild lässt sich zum Vergrößern anklicken.
Wer hat gerade was?
Eine Liste statt drei. Je Mitglied eine Zeile: wie viele Pakete, wie viele Teile, ob bezahlt ist. Gesucht wird nach Name oder E-Mail-Adresse – ein Teil des Wortes genügt.
Vor dem Speichern steht da, was es bedeutet
Beim Ausgeben wird jede Position einzeln abgehakt, die Größe steht daneben – zum Anprobieren lässt sie sich noch ändern. Und bevor gespeichert wird, rechnet die Anwendung vor, was das für den Bestand heißt.
Danach stimmt der Bestand von selbst. Niemand pflegt abends noch eine Liste nach.
Das Mitglied bucht selbst
Drei Schritte: Bezeichnung, Teile mit Größe, prüfen. Was gerade nicht auf Lager ist, steht auch so da – es wird nicht versteckt und nicht gesperrt.
Der Zeugwart bekommt eine fertige Liste statt Zurufe.
Und auf dem Telefon der Eltern
Dieselbe Anwendung, schmal. Keine zweite App, nichts zu installieren – ein Link im Browser genügt.
Der Bestand, nach Art und Größe
Eine gepflegte Zahl je Artikel und Größe, alles andere wird gerechnet: verliehen, verfügbar, vorgemerkt. Wer sich vertut, korrigiert eine Zahl – nicht vier.
Einmal im Jahr dieselbe Frage
Wer behält seine Sachen, wer gibt sie zurück? Der Assistent führt durch drei Schritte und geht dann Paket für Paket: verlängern, zurückfordern oder offen lassen.
Nichts wird stillschweigend entschieden. Die Mitglieder sehen die Frage auf ihrer Startseite und können selbst antworten.
Für die Kabine, wo kein WLAN ist
Ausleihen, Zahlungen und Bestand lassen sich ausdrucken – mit den gesetzten Filtern und dem Stand im Kopf, damit auf dem Papier steht, worauf man sich verlässt.
Wer keine E-Mail hat, bekommt einen Zettel
Zugang zum Ausdrucken, mit QR-Code und einer Adresse zum Abtippen. Persönlich übergeben, 14 Tage gültig – und das Mitglied setzt sein Passwort selbst.
Was dazugehört, aber auf keinem Bild zu sehen ist
Eine Anwendung ist nicht fertig, wenn sie läuft, sondern wenn jemand sie ein Jahr lang betreiben kann, ohne uns zu fragen.
Eigene Daten einspielen
Bestand und Mitglieder kommen per CSV herein – mit Vorlage zum Herunterladen, einer Vorschau vor dem Übernehmen und einer Bilanz danach. Von Hand geht dasselbe.
Sicherung zum Herunterladen
Eine vollständige Sicherung lässt sich im Browser erzeugen und herunterladen. Wie sie wieder eingespielt wird, steht in einer eigenen Anleitung.
Systemzustand in ganzen Sätzen
Eine Seite sagt in Klartext, ob etwas klemmt – und was zu tun ist. Nicht „Fehler 500", sondern der Satz, mit dem man zum Webadmin geht.
Auskunft für ein einzelnes Mitglied
Fragt jemand, was über ihn gespeichert ist, erzeugt die Anwendung die Auskunft – Art. 15 DSGVO. Alte Daten räumt sie nach festen Fristen selbst auf.
Eure Daten bleiben auf eurem Server
In einer Vereinsausleihe entstehen personenbezogene Daten, oft von Kindern: Name, E-Mail-Adresse, wer was ausgeliehen hat und ob bezahlt ist. Diese Anwendung speichert sie ausschließlich in der Datenbank des Vereins – auf dem Webspace, den der Verein selbst bezahlt.
Das ist kein Nebeneffekt, sondern der Grund für die Bauform: Es gibt kein Konto bei uns, keine Anmeldung über einen fremden Dienst und keine Auswertung im Hintergrund.
Wie das an eurem Bestand aussieht und was der Datenschutz für den Vorstand bedeutet, zeigen wir am besten in einem kurzen Gespräch.
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Eure Daten, euer Server Die Anwendung läuft in eurem Webspace – kein Konto bei uns, keine Cloud bei uns. Zum Bezahlen verlinkt sie auf euren PayPal-Link und, wenn ihr wollt, auf euren Shop: ein Link, keine Anbindung. Zahlungsdaten fließen nicht in die Anwendung zurück.
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Wir bekommen keinen Zugang Weil wir keinen Serverzugang haben, sehen wir das laufende System nicht. Für die Fehlersuche ist ein anonymisierter Auszug vorgesehen; reicht das im Einzelfall nicht, wird vorher schriftlich geregelt, wer worauf zugreift. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließt der Verein mit seinem Hoster – nicht mit uns.
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Verwaltet werden Pakete, keine Kinder Gespeichert wird, was für die Ausleihe nötig ist: ein Konto mit E-Mail-Adresse, die geliehenen Teile mit Größe und der Zahlungsstand. Kein Geburtsdatum, keine Anschrift, keine Mannschaftszugehörigkeit.
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Quellcode und Nutzungsrecht Der Verein bekommt den Quellcode und ein räumlich wie zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht für den eigenen Vereinszweck – einschließlich des Rechts, die Anwendung selbst oder durch Dritte anzupassen. Das Urheberrecht bleibt bei uns.
Was der Verein mitbringen muss
Meistens steht das Nötige schon da – nämlich der Webspace, auf dem die Vereinsseite liegt.
| Server | Ein gewöhnliches Webhosting mit PHP 8.2 oder neuer und einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank. Kein eigener Server, kein Root-Zugang, keine Docker-Kenntnisse. |
|---|---|
| Kosten | Liegt die Vereinsseite bereits auf so einem Paket, kann die Anwendung dort mitlaufen – dann entstehen möglicherweise gar keine zusätzlichen Kosten. Ob euer Paket reicht, sehen wir vorher gemeinsam nach. |
| Installation | Ein fertiges Paket wird hochgeladen, eingerichtet wird im Browser. Ein Assistent prüft vorher die Voraussetzungen und sagt im Klartext, was fehlt und wo es einzustellen ist. |
| Wer installiert | Der Webadmin des Vereins – also wer heute schon an die Vereinsseite kommt. Wir brauchen dafür keinen Zugang und bekommen auch keinen. |
| Endgeräte | Jeder Browser. Der Rechner im Vereinsheim genauso wie das Telefon der Eltern. Nichts zu installieren, keine App. |
| E-Mail und Zugang | Einladungen gehen per E-Mail über den Postausgang des Vereins. Wer keine E-Mail-Adresse hat, bekommt einen ausgedruckten Zettel mit QR-Code. |
| Dazu geliefert | Installationsanleitung, Kurzhandbuch für den Zeugwart, Kurzanleitung für Eltern, ein Wandzettel für den Materialraum und Textbausteine für die Datenschutz-Unterlagen des Vereins. |
Wie weit ist das wirklich?
Die Anwendung ist gebaut und läuft seit August 2026 zum Testen auf echtem Hosting. Mitglieder-Zugang, Ausgabe und Rückgabe, der Tausch-Workflow und der Saisonwechsel sind fertig und abgenommen. Ausgeliefert ist sie bisher an niemanden.
Deshalb steht oben „Prototyp" und nicht „fertig". Wer sie einsetzt, ist der erste Verein, der das tut – und wir sagen vorher, was das heißt.
Was ein Vorstand als Erstes fragt
Braucht das einen eigenen Server?
Nein. Die Anwendung läuft auf dem Webspace, den viele Vereine für ihre Seite ohnehin haben – PHP 8.2 oder neuer und eine Datenbank genügen. Ob dafür zusätzliche Kosten entstehen, hängt am Umfang eures Pakets; oft entstehen gar keine. Das sehen wir vorher gemeinsam nach.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, was der Verein braucht – etwa ob wir die Erstbefüllung des Bestands übernehmen, ob eine Einweisung dazukommt oder ob etwas an eure Abläufe angepasst werden soll. Wir machen dazu ein konkretes Angebot; ein kurzes Telefonat genügt als Grundlage. Das Erstgespräch kostet nichts.
Können wir das selbst installieren?
Ja, und genau dafür ist sie gebaut. Sie kommt als fertiges Paket, das der Webadmin des Vereins hochlädt; eingerichtet wird sie über einen Assistenten im Browser. Wir brauchen dazu keinen Zugang zu eurem Server – und bekommen auch keinen.
Wem gehört das am Ende?
Der Verein bekommt den Quellcode und ein räumlich wie zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht für den eigenen Vereinszweck – einschließlich des Rechts, die Anwendung selbst oder durch Dritte anzupassen. Das Urheberrecht bleibt bei uns; eine Weitergabe an einen anderen Verein sprechen wir vorher ab. Eure Daten liegen auf eurem Server und bleiben dort, auch wenn die Zusammenarbeit endet.
Kommt ihr an unsere Mitgliederdaten?
Nein. Weil wir keinen Serverzugang haben, sehen wir das laufende System nicht. Für die Fehlersuche ist ein anonymisierter Auszug vorgesehen – und wenn das im Einzelfall nicht reicht, wird vorher schriftlich geregelt, wer worauf zugreift.
Was kann die Anwendung nicht?
Sie verfolgt keine einzelnen Kleidungsstücke – es gibt keine Barcodes und keine Stücknummern, sondern Mengen je Artikel und Größe. Sie gleicht keine Zahlungseingänge automatisch ab; der Zeugwart hakt ab. Sie erfasst nicht den Zustand eines Teils, führt keine Trikotnummern und ersetzt keine Kaderverwaltung. Es gibt keine Selbstregistrierung, und einen Export der Listen für die Vorstandsarbeit gibt es bisher nicht.
Passt das auch für etwas anderes als Trikots?
Wahrscheinlich. Der Ablauf – ausgeben, quittieren, tauschen, einmal im Jahr aufräumen – ist bei Instrumenten, Werkzeug oder Büchern derselbe. Was sich unterscheidet, sind die Begriffe. Darüber reden wir am besten kurz.
Wer steckt dahinter?
Die Ballack & Kaufmann GbR aus Vechelde bei Braunschweig – Christoph Ballack und Andreas Kaufmann, beide Wirtschaftsinformatiker. Wir automatisieren Abläufe für Betriebe, Vereine und Schulen im Raum Braunschweig und haben die Vereinsleihe selbst entwickelt.
Passt das zu eurem Verein?
Erzählt uns kurz, wie die Ausleihe bei euch heute läuft. Wir schauen gemeinsam, ob sich eine Lösung lohnt – und sagen es auch, wenn nicht. Das Erstgespräch kostet nichts.
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